Tech info

Hur vi kommunicerar inom persikans styrelse

innehåll:

Mail
Persikans Googlekonto
Persikan Discord
Digitala möten
Konfigurera mailklient för info@persikan.se
Office mallar och brand identity

Mail:

Lite större diskussioner hanterar vi via våra privata mailadresser. Om man vill slippa klipp och klistra av styrelsemedlemmarnas mailadresser kan man med fördela använda google groups.

Google Groups:
persikan-styrelse@googlegroups.com
Google Groups är en diskussionsgruppstjänst över gmail, där man skapar grupper för personer som delar ett intresse. I gruppen skapas maildiskussionstrådar för olika ämnen man vill diskutera. Diskussionsgruppen är Googles sätt att skapa en maillista och man når gruppen antingen via sin vanliga mail box eller via gruppens webbinterface. Webbinterfacet är smidigt för att skapa en överblick över de olika maildiskussionerna inom styrelsen. Den som är admin kan lägga till och ta bort medlemmar. persikanlund@google.com är admin, men fler personer kan ges admin behörighet om man gör det från persikans google konto.
För att nå gruppen logga in på https://persikan-styrelse@googlegroups.com.
Om du föredrar att bara skicka mail till eller svara på mail från alla styrelsemedlemmar adressera mailet till persikan-styrelse@googlegroups.com

Övriga mailadresser:
Används framförallt för extern kommunikation. Samtliga styrelsemedlemmar har tillgång till dessa mailkonton (se separat instruktion för konfiguration av din mailklient, för att smidigt komma åt dessa mailkonton). Via vårt webbhotell hos Loopia har vi följande mailadreser registrerade

  • info@persikan.se: All extern kommunikation med styrelsen
  • webadmin@persikan.se: Kommunikation med webadmin. Hit kommer tex reistreringsförfrågningar på persikan.se.
  • wordpress@persikan.se: Används endast för automatiska mail som skickas från persikan.se. Denna adress blir därmed avsändaradress på alla mail som skapas på persikan.se (tex reistreringsförfrågningar och formulär). Inga mail skickas till denna box

Vill man skapa fler mailkonton görs detta enkelt på “Mina sidor” på Loopia

Persikan har även följande mailadresser som inte används för kommunikation:

  • persikan_lund@hotmail.com: Gammal adress som är under avveckling. Den kan ligga kvar hos diverse leverantörer. Så snart man får ett mail på denna adress bör man kontakta avsändaren och byta kontaktadress till info@persikan.se
  • persikanlund@gmail.com: Används bara för inloggning på Persikans Googlekonto

Persikans Googlekonto:

persikanlund@gmail.com
Persikan har ett Googlekonto som används för:

  • Google drive: Driven är delad med alla styrelsemedlemmar och du kommer åt den via din privata google drive via din webbläsare tex Chrome.  (https://drive.google.com/drive/my-drive). Under “Delas med mig” hittar du persikans drive som har namnet “persikan_styrelse“. Har du inget google konto måste du logga in på persikans googledrive via din webbläsare. Lösenord till persikans googlekonto finns där styrelsen sparar sina lösenord
  • Bjuda in till möte – Google kalender: 
    Om du bjuder in persikan-styrelse@googlegroups.com till styrelsemöte kommer samtliga medlemmar i gruppen få mötet inlagt i sin kalender (och en notifiering på email).  Eftersom persikanlund@gmail.com ingår i gruppen kommer även persikans kalender uppdateras. Eftersom persikans kalender är kopplad till kalendern på vår webbsida persikan.se kommer även kalendern på webben att uppdateras automatiskt.
    Läs mer…

Admin av Google kontot:
Delningen av driven administreras genom att logga in på persikans Googlekonto

Persikans Discord

https://discord.com/login
användarnamn: info@persikan.se
alias: persikan

Persikan har en privat Discord server som används för kortare meddelanden “chatt”. Instruktion till hur man ansluter sig finns HÄR. Discord används för:

  • Internt chatt inom styrelsen
  • Chatt mellan medlemmar i persikan, ss grannsamverkan
  • Notifiering av medlemmar, att nya notiser har publicerats på persikan.se

Medlemmar ansluts automatiskt när de klickar på “Anslut mig till persikans Discord server”https://persikan.se/discord-onboarding/  (förutsatt att de har ett privat Discord konto)

Admin av discord:
För att få tillgång till låsta kanaler ss #styrelsen-allmänt, måste man ha rollen “styrelsen”. Denna roll läggs in manuellt av Discord admin (lämpligtvis samma person som webadmin). Förslagsvis läggs någon eller några av styrelsemedlemmarna dessutom in med rollen “admin” på Persikans  Discord.

Behörigheter, eller “roles” som det kallas delas ut genom att loggad som “persikan” på Discord, det går alltså inte från din privata Discord, ens om du redan  har rollen “admin”

Digitala möten

Följande möjligheter finns:

  • Discord: På vår Discord server finns i dagsläget två kanaler för digitala möten. En privat kanal för styrelsen (under rubriken “Styrelsen”) och en för samtliga medlemmar (Under rubriken “Voice channels”). Klicka på symbolen och du är igång. Läs mer…
  • Google meet: Läs mer …

Konfigurera mail klient för info@persikan.se

Beroende på vilken mailklient man vill använda så finns anpassade beskrivningar här: https://support.loopia.se/wiki/e-postklienter/

Arkivera eller radera inte mail lokalt på din dator, då försvinner de vid synkning mot mailservern. Behåll alltid mailen i inboxen

Den inbyggda mailklienten i widows 10 fungerar utmärkt. Följ guiden för windows 10 mail och fyll i uppgifter enl snabbguiden nedan:

Om du använder outlook som mailklient, är det bra att stänga av prioriterad inkorg, so minskar risken att man missar mail. Inställningen finns under inställningar (kugghjulet)

Mallar och brand identity

Office mallar och div brand identity material ligger på persikans google drive

För att använda mallar: 

  • Spara ner filen lokalt på din dator
  • öppna filen
  • välj spara som mall
  • spara den i den folder som office förslår (antagligen dokument – anpassade officemallar)
  • När du vill skapa ett nytt dokument utifrån mallen: öppna nytt – välj mallen och “create”

Underhållslogg

En logg över genomfört underhåll finns HÄR