Tech info

Hur vi kommunicerar inom persikans styrelse

innehåll:

Lösenordshantering
Mail
Persikans Googlekonto
Persikan Discord
Digitala möten
Konfigurera mailklient för info@persikan.se
Office mallar och brand identity
Yale Doorman kodlås

Lösenordshantering:

Persikan har ett Bitwarden konto, där vi förvarar alla våra lösenord

Användarnamnet är: info@persikan.se och lösenordet förmedlas till de nya styrelsemedlemmarna från de sittande. För att komma ihåg vårt huvudlösenord är det lämpligt att styrelsemedlemmarna lägger in detta i sin privata lösenordshanterare.

Det är lämpligt att byta huvudlösenordet till Bitwarden efter varje styrelseperiod samt att därefter uppdatera alla lösenord som ligger i valvet

Notera att när lösenordet till mailen uppdateras måste man uppdatera lösenordet i sin mailklient

plug in för webläsare:
För att förenklahanteringen av lösenor kan man instalera plugin för tex Bitwarden i sin webläsare. För att installer plugin för Chrome öppna Bitwarden Chrome plugin , click Add to Chrome

Manual: finns här https://bitwarden.com/help/

 

Mail:

Lite större diskussioner hanterar vi via våra privata mailadresser. Om man vill slippa klipp och klistra av styrelsemedlemmarnas mailadresser kan man med fördela använda google groups.

Google Groups:
persikan-styrelse@googlegroups.com
Google Groups är en diskussionsgruppstjänst över gmail, där man skapar grupper för personer som delar ett intresse. I gruppen skapas maildiskussionstrådar för olika ämnen man vill diskutera. Diskussionsgruppen är Googles sätt att skapa en maillista och man når gruppen antingen via sin vanliga mail box eller via gruppens webbinterface. Webbinterfacet är smidigt för att skapa en överblick över de olika maildiskussionerna inom styrelsen. Den som är admin kan lägga till och ta bort medlemmar. persikanlund@google.com är admin, men fler personer kan ges admin behörighet om man gör det från persikans google konto.
För att nå gruppen logga in på https://persikan-styrelse@googlegroups.com.
Om du föredrar att bara skicka mail till eller svara på mail från alla styrelsemedlemmar adressera mailet till persikan-styrelse@googlegroups.com

Övriga mailadresser:
Används framförallt för extern kommunikation. Samtliga styrelsemedlemmar har tillgång till dessa mailkonton (se separat instruktion för konfiguration av din mailklient, för att smidigt komma åt dessa mailkonton). Via vårt webbhotell hos Loopia har vi följande mailadreser registrerade

  • info@persikan.se: All extern kommunikation med styrelsen
  • webadmin@persikan.se: Kommunikation med webadmin. Hit kommer tex reistreringsförfrågningar på persikan.se.
  • wordpress@persikan.se: Används endast för automatiska mail som skickas från persikan.se. Denna adress blir därmed avsändaradress på alla mail som skapas på persikan.se (tex reistreringsförfrågningar och formulär). Inga mail skickas till denna box

Vill man skapa fler mailkonton görs detta enkelt på “Mina sidor” på Loopia

Persikan har även följande mailadresser som inte används för kommunikation:

  • persikan_lund@hotmail.com: Gammal adress som är under avveckling. Den kan ligga kvar hos diverse leverantörer. Så snart man får ett mail på denna adress bör man kontakta avsändaren och byta kontaktadress till info@persikan.se
  • persikanlund@gmail.com: Används bara för inloggning på Persikans Googlekonto

Persikans Googlekonto:

persikanlund@gmail.com
Persikan har ett Googlekonto som används för:

Google Drive
  • Google drive: Driven är delad med alla styrelsemedlemmar och du kommer åt den via din privata google drive via din webbläsare tex Chrome.  (https://drive.google.com/drive/my-drive). Under “Delas med mig” hittar du persikans drive som har namnet “persikan_styrelse“. Har du inget google konto måste du logga in på persikans googledrive via din webbläsare. Lösenord till persikans googlekonto finns där styrelsen sparar sina lösenord
  • Ägande av filer och foldrar på Google Drive:
    Notera att om du är inloggad på ditt privata Googlekonto (tex via din privata profil i Chrome) och går in under “delas med mig” och skapar foldrar eller lägger upp dokument (drag and drop), i styrelse foldern, så sätts du till ägare. Det innebär att dokumenten tar av ditt privata lagringsutrymme och du kommer att komma åt filerna även efter att du lämnat styrelsen och den nya styrelsen har tagit bort din behörighet till persikans drive. Detta skall undvikas, eftersom det innebär en direkt säkerhetsrisk om man arbetar vidare i dokumentet med en extern okontrollerad ägare. Följ istället instruktionen nedan.
  • Lägga upp dokument och skapa nya foldrar på Persikans Google drive:
    För att Persikan skall sättas till ägare på dokument du lägger upp och foldrar du skapar, så måste du göra det i “My Drive” som inloggad på Persikans Google konto (tex i Chrome). Här följer en beskrivning:
    Logga in på Persikans Google Drive (tex genom att logga in i Chrome med Persikans inloggningsuppgifter). Under Google drive / “My Drive” ligger nu foldern “Persikan_styrelse” som innehåller alla persikans filer. Skapa nu foldrar eller drag and droppa filer här. 
  • Ändra ägare på filer i Persikans Google drive:
    Om det skulle råka hamna filer med andra ägare är Persikan på Persikans Google Drive kan man ändra filer enl någon av följande metoder:
    • Ägaren överlåter ägandeskapet till Persikan:
      Om du är listad som ägare av en fil eller folder kan du gå in och överlåta ägandeskapet till Persikan genom att Höger klicka på filen välj “Dela” ; och klicka på “Redigerare” till höger om Persikan Lund, välj “Ägarbyte” och “skicka inbjudan”. Ägar bytet verkställs när man går in i persikans google mail inbox och accepterar i mailet som skickades i samband med önskemålet att byta ägare.
    • Persikans Google admin byter ägare på filen:
      Om du vill ta över ägandeskapet från, säg en tidigare styrelsemedlem, måste du som inloggad på Persikans Google konto gå in på Google driven “My drive” och kopiera filen, radera originalet och därefter byta tillbaka namnet till det ursprungliga (dvs rename, radera “copy of” i filnamnet)
Google Kalender
  • Bjuda in till möte – Google kalender: 
    Om du bjuder in persikan-styrelse@googlegroups.com till styrelsemöte kommer samtliga medlemmar i gruppen få mötet inlagt i sin kalender (och en notifiering på email).  Eftersom persikanlund@gmail.com ingår i gruppen kommer även persikans kalender uppdateras. Eftersom persikans kalender är kopplad till kalendern på vår webbsida persikan.se kommer även kalendern på webben att uppdateras automatiskt.
    Läs mer…

Admin av Google kontot:
Delningen av driven administreras genom att logga in på persikans Googlekonto

Persikans Discord

https://discord.com/login
användarnamn: info@persikan.se
alias: persikan

Persikan har en privat Discord server som används för kortare meddelanden “chatt”. Instruktion till hur man ansluter sig finns HÄR. Discord används för:

  • Internt chatt inom styrelsen
  • Chatt mellan medlemmar i persikan, ss grannsamverkan
  • Notifiering av medlemmar, att nya notiser har publicerats på persikan.se

Medlemmar ansluts automatiskt när de klickar på “Anslut mig till persikans Discord server” på https://persikan.se/discord-onboarding/  (förutsatt att de har ett privat Discord konto)

Admin av discord:
För att få tillgång till låsta kanaler ss #styrelsen-allmänt, måste man ha rollen “styrelsen”. Denna roll läggs in manuellt av Discord admin (lämpligtvis samma person som webadmin). Förslagsvis läggs någon eller några av styrelsemedlemmarna dessutom in med rollen “admin” på Persikans  Discord.

Behörigheter, eller “roles” som det kallas delas ut genom att loggad som “persikan” på Discord, det går alltså inte från din privata Discord, ens om du redan  har rollen “admin”

Digitala möten

Följande möjligheter finns:

  • Discord: På vår Discord server finns i dagsläget två kanaler för digitala möten. En privat kanal för styrelsen (under rubriken “Styrelsen”) och en för samtliga medlemmar (Under rubriken “Voice channels”). Klicka på symbolen och du är igång. Läs mer…
  • Google meet: Läs mer …

Konfigurera mail klient för info@persikan.se

Beroende på vilken mailklient man vill använda så finns anpassade beskrivningar här: https://support.loopia.se/wiki/e-postklienter/

Arkivera eller radera inte mail lokalt på din dator, då försvinner de vid synkning mot mailservern. Behåll alltid mailen i inboxen

Den inbyggda mailklienten i widows 10 fungerar utmärkt. Följ guiden för windows 10 mail och fyll i uppgifter enl snabbguiden nedan:

Om du använder outlook som mailklient, är det bra att stänga av prioriterad inkorg, so minskar risken att man missar mail. Inställningen finns under inställningar (kugghjulet)


Det kan vara lite knivigt att få rätt på kryptering och portar för in/utgående mail. Se till att ha SSL/TLS på både in och utgående mail och ange rätt portar enl https://support.loopia.se/wiki/e-postservrar/

Mallar och brand identity

Office mallar och div brand identity material ligger på persikans google drive

För att använda mallar: 

  • Spara ner filen lokalt på din dator
  • öppna filen
  • välj spara som mall
  • spara den i den folder som office förslår (antagligen dokument – anpassade officemallar)
  • När du vill skapa ett nytt dokument utifrån mallen: öppna nytt – välj mallen och “create”

Yale Doorman kodlås

Manual

Underhållslogg

En logg över genomfört underhåll finns HÄR